ALGEMENE
VOORWAARDEN.

Organisator en toepassingsgebied

De Ultra Trail Haute Ardenne (UTHA) wordt georganiseerd door Ultra Raid des 3 Vallées ASBL, ook bekend onder de namen URD3V ASBL en ULTRA RAID ASBL. Ondernemingsnummer KBO: 0707.634.301.

Deze voorwaarden gelden voor de editie van 30 en 31 juli en 1 augustus 2027, de inschrijvingen à la carte en de Full Experience-formules. Het basiskamp bevindt zich bij La Station – Baraque de Fraiture, Baraque de Fraiture 6, 6690 Vielsalm, België. De zetel van de vereniging is niet de locatie van het evenement.

De wedstrijdfiches, het sportreglement en het inschrijvingsoverzicht vullen deze voorwaarden aan. De versie die bij de bestelling wordt verstrekt, maakt deel uit van de overeenkomst; een update wijzigt reeds verworven rechten niet met terugwerkende kracht. Dwingende wettelijke bepalingen hebben voorrang.

Inschrijving, formule en diensten

De inschrijving is op naam. De deelnemer kiest een wedstrijd die past bij zijn voorbereiding en verstrekt correcte contactgegevens. Voor de inschrijving van een minderjarige zijn de toestemming van diens wettelijke vertegenwoordiger en de naleving van de aangekondigde minimumleeftijd voor de wedstrijd vereist.

Vóór de bestelling vermelden de fiche en het overzicht de gekozen dagen, de essentiële kenmerken van de wedstrijd, de prijs en de opties. Een Full Experience-formule omvat de wedstrijden die bij de gekozen formule staan vermeld; de betaalde diensten in het kamp zijn niet automatisch inbegrepen.

• Inbegrepen: toegang tot het bivak / de camping ter plaatse, volgens de verblijfsafspraken die voor de editie worden meegedeeld. Er is geen tent of slaapmateriaal te leen inbegrepen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld.
• Tegen meerprijs: de diensten van de traiteur, de massages en het UTHA-runningshirt, uitsluitend wanneer ze uitdrukkelijk zijn gekozen.
• Shuttles: reserveer voor de wedstrijden van punt tot punt je plaats volgens de gepubliceerde afspraken. Een wedstrijdinschrijving is niet automatisch een shuttlereservering; een eventuele prijs wordt vóór de reservering vermeld.

De betaalde inschrijving wordt bevestigd na goedkeuring van de betaling en verzending van een bevestiging op een duurzame drager, met name per e-mail, met de contractuele informatie en toepasselijke voorwaarden. Neem bij het ontbreken van een bevestiging contact op met de organisatie voordat je opnieuw betaalt.

Prijs, kosten en kaartbetaling

Online inschrijvingen en betalingen verlopen via Njuko. De aanvaarde kaarten zijn VISA, Mastercard en CB. Deze betaalmiddelen moeten ook vanaf het begin van het bestelproces worden weergegeven. Je bank kan om authenticatie vragen om de betaling te bevestigen.

De prijzen zijn uitgedrukt in euro, inclusief toepasselijke belastingen. Het te betalen totaal omvat de wedstrijd of formule, alle verplichte kosten en uitsluitend de gekozen opties. Eventuele Njuko-servicekosten, het bedrag en het doel ervan worden vóór de bestelling vermeld; na bevestiging mogen geen onaangekondigde kosten worden toegevoegd.

Via het overzicht kun je je keuzes controleren en corrigeren vóór de bevestiging met betalingsverplichting. Betaalde opties worden niet vooraf aangevinkt. Er wordt geen toeslag aangerekend louter omdat je elektronisch betaalt; servicekosten mogen geen toeslag voor kaartbetaling verhullen.

De toepasselijke tarieven en beschikbaarheid zijn die welke bij de bestelling worden weergegeven. Tarieven die nog als ‘volgen later’ staan vermeld, laten niet toe een betaalde inschrijving af te sluiten zonder voorafgaande informatie over de totaalprijs.

Geen herroepingsrecht voor de wedstrijd

De deelnemer moet vóór de bestelling over deze uitsluiting worden geïnformeerd. Het gaat om een wettelijke uitzondering, niet om een algemene afstand van elk recht op terugbetaling of verhaal.

De rechten bij niet-uitvoering, annulering of uitstel door de organisatie blijven van toepassing. De uitzondering geldt niet automatisch voor de aankoop van goederen of afzonderlijke diensten: zie hieronder de regels voor de opties en het T-shirt.

Afmelding, wijziging en overdracht

Onder voorbehoud van de dwingende rechten van de deelnemer geven persoonlijke onbeschikbaarheid, een blessure, ziekte, een gewijzigde planning, afwezigheid bij de start of opgave geen recht op terugbetaling van de wedstrijdinschrijving. Deze regel doet geen afbreuk aan de afzonderlijke rechten voor opties of apart aangekochte goederen.

Er wordt niet van uitgegaan dat een annuleringsverzekering inbegrepen is. Als een dekking wordt aangeboden en vrijwillig afgesloten, worden aanvragen behandeld volgens de waarborgen, uitsluitingen, bewijsstukken en termijnen van de overeenkomst die vóór het afsluiten werd meegedeeld.

Gebruik voor een afstandswijziging of overdracht van een startnummer de beschikbare functies in je Njuko-deelnemersaccount, of neem vóór de wedstrijd contact op met de organisatie. Elke wijzigingsmogelijkheid hangt af van de toegangsvoorwaarden en beschikbare plaatsen. De termijnen, eventuele kosten en gevolgen voor de prijs worden meegedeeld voordat je de wijziging aanvaardt.

De overdracht moet vóór deelname op naam van de vervanger worden geregistreerd. Een startnummer gewoon uitlenen is niet toegestaan. Er wordt geen overdrachtsbedrag of automatisch recht op wijziging voorzien buiten de voorwaarden die daadwerkelijk aan de deelnemer worden aangeboden.

Wijziging, uitstel of annulering door de organisatie

De organisatie kan een parcours aanpassen of een wedstrijd onderbreken wanneer een maatregel objectief noodzakelijk is voor de veiligheid, om een beslissing van een overheid na te leven of wegens onmogelijkheid tot uitvoering. De deelnemers worden zo snel mogelijk geïnformeerd over de redenen, de betrokken diensten en de gevolgen.

• Uitstel vóór de start: de deelnemer kan de nieuwe datum aanvaarden of terugbetaling van de niet-uitgevoerde diensten vragen. Een tegoedbon of andere editie wordt niet zonder zijn toestemming opgelegd.
• Definitieve annulering vóór de start: de ontvangen bedragen voor niet-uitgevoerde diensten worden terugbetaald. Eventuele rechten op schadevergoeding blijven behouden.
• Essentiële wijziging: wanneer een wijziging de overeengekomen dienst wezenlijk aantast, worden de gevolgen en de mogelijkheden tot ontbinding en terugbetaling beoordeeld volgens de wettelijke rechten van de deelnemer; de organisatie beschikt niet over een algemeen wijzigingsrecht zonder mogelijkheid tot verhaal.
• Onderbreking na de start: de financiële gevolgen houden rekening met de daadwerkelijk geleverde diensten, het niet-uitgevoerde deel, de oorzaak en de wettelijke regels. Terugbetaling wordt niet automatisch volledig uitgesloten.

Bij meerdaagse formules wordt rekening gehouden met de situatie van elke dag en het belang van het geannuleerde deel binnen de formule, zonder afbreuk te doen aan de rechten die aan de volledige overeenkomst verbonden zijn.

Overmacht en afhandeling van terugbetalingen

Overmacht veronderstelt een belemmering die de uitvoering onmogelijk maakt zonder dat die onmogelijkheid aan de organisator kan worden toegerekend, rekening houdend met het onvoorzienbare of onvermijdbare karakter ervan. Een weerwaarschuwing, epidemie of administratieve beslissing vormt niet automatisch overmacht: de concrete gevolgen ervan moeten worden beoordeeld.

Vastgestelde overmacht kan bijkomende schadevergoeding uitsluiten. Ze geeft niet automatisch het recht om de prijs van niet-uitgevoerde diensten te behouden.

Verschuldigde terugbetalingen worden zonder onnodige vertraging verwerkt. De organisatie deelt de procedure en planning mee. Een technisch obstakel of het ontbreken van een onmiddellijk antwoord op een formulier geldt niet als afstand van de rechten van de deelnemer.

Kosten die de organisator, ook via een tussenpersoon, int als onderdeel van een niet-uitgevoerde dienst, volgen de terugbetaling daarvan. Kosten voor een afzonderlijke dienst die daadwerkelijk is uitgevoerd en rechtstreeks door een dienstverlener wordt gefactureerd, worden behandeld volgens de precontractuele informatie en de dwingende regels: de Njuko-kosten worden niet in hun geheel als niet-terugbetaalbaar aangemerkt.

Betaalde opties, T-shirt en garanties

De prijs, aanbieder, inhoud, tijdstippen of afhaalafspraken van elke optie worden vóór de reservering meegedeeld. Als een dienstverlener rechtstreeks met de deelnemer een overeenkomst sluit, moeten zijn identiteit en voorwaarden duidelijk worden vermeld. Voor een dienst die niet wordt geleverd, mag de prijs niet worden behouden alsof de optie wel werd uitgevoerd.

Catering die voor een bepaalde datum is gereserveerd, valt onder de wettelijke uitzondering van artikel VI.53, 12° WER. Andere diensten, met name massages, zijn niet automatisch uitgesloten van het herroepingsrecht enkel omdat ze tijdens het evenement worden aangeboden. Wanneer een herroepingsrecht van toepassing is op een dienst, bedraagt de termijn veertien dagen vanaf het sluiten van de overeenkomst. Om tijdens die termijn met de uitvoering te beginnen, is een uitdrukkelijk verzoek vereist; een eventueel evenredig bedrag en het verlies van het recht na volledige uitvoering zijn onderworpen aan de wettelijke voorwaarden en de vereiste voorafgaande informatie.

Niet-gepersonaliseerd T-shirt online gekocht

De consument kan de overeenkomst zonder opgave van reden herroepen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van het goed door hemzelf of door een door hem aangewezen derde die niet de vervoerder is. Hij kan zijn beslissing ook vóór de levering meedelen. Het UTHA-logo alleen maakt een T-shirt niet tot een product dat voor de deelnemer gepersonaliseerd is.

Deel je beslissing via een duidelijke verklaring mee aan organisation@utha.be of aan de zetel vermeld in artikel 1; het onderstaande formulier is facultatief. Stuur het goed binnen veertien dagen na de kennisgeving naar die zetel terug. De rechtstreekse retourkosten zijn voor jouw rekening, tenzij de organisatie heeft aangekondigd ze te dragen of je hierover vooraf niet werd geïnformeerd.

De verschuldigde bedragen, inclusief de oorspronkelijke standaardlevering, worden binnen veertien dagen na de kennisgeving terugbetaald met hetzelfde betaalmiddel, tenzij uitdrukkelijk en zonder kosten anders is overeengekomen. De terugbetaling kan worden uitgesteld tot het goed is terugontvangen of tot een verzendbewijs is verstrekt, naargelang wat eerst gebeurt. De meerprijs van een uitdrukkelijk gekozen duurdere levering wordt niet terugbetaald. Alleen waardevermindering als gevolg van handelingen die verder gaan dan nodig om het goed te controleren, kan binnen de wettelijke grenzen aan je worden aangerekend.

Een uitzondering voor een goed dat daadwerkelijk volgens jouw specificaties is vervaardigd of duidelijk is gepersonaliseerd, moet vóór de aankoop worden meegedeeld. De overeengekomen datum en wijze van overhandiging worden bij de bestelling vermeld. Bij een gebrek aan overeenstemming geldt voor nieuwe goederen de wettelijke garantie van twee jaar vanaf de overhandiging: neem contact op met de verkoper voor herstelling, vervanging of, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, prijsvermindering of ontbinding van de koop.

Voorbereiding, veiligheid en aansprakelijkheid

Trailrunning in de natuur brengt inherente risico’s met zich mee: oneffen terrein, valpartijen, vermoeidheid, wisselende weersomstandigheden en afstand tot hulpdiensten. De deelnemer beoordeelt zijn geschiktheid, past zijn tempo aan en respecteert de verplichte uitrusting, de gepubliceerde tijdslimieten en de veiligheidsinstructies voor zijn wedstrijd.

Deze erkenning van de risico’s vormt geen algemene vrijstelling van aansprakelijkheid voor de organisator, zijn aangestelden, vrijwilligers of partners. Geen enkele clausule sluit aansprakelijkheid uit die wettelijk niet kan worden uitgesloten, met name bij opzet, zware fout of overlijden of lichamelijk letsel dat aan de organisator kan worden toegerekend. De essentiële verplichtingen en wettelijke rechtsmiddelen blijven behouden.

Controleer of je persoonlijke dekking bij deze sportbeoefening past. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie mag niet worden verward met een persoonlijke ongevallen- of annuleringsverzekering. De daadwerkelijk aangeboden waarborgen zijn die welke vóór de bestelling worden meegedeeld; er wordt niet uitgegaan van bijkomende dekking.

Het sportreglement en de praktische informatie verduidelijken de voorwaarden voor de wedstrijden. Archieven van een vorige editie vervangen de informatie voor 2027 niet.

Klachten en toepasselijk recht

Richt je verzoek aan organisation@utha.be of aan de zetel van de vereniging, met je contactgegevens, inschrijvingsreferentie en het onderwerp van je verzoek. Verstuur geen volledige bankkaartgegevens of uitgebreid medisch dossier per e-mail.

Als een voorafgaand contact met de organisatie geen oplossing oplevert, kun je een beroep doen op de Consumentenombudsdienst, binnen de grenzen van zijn bevoegdheid: Koning Albert II-laan 8, bus 1, 1000 Brussel · contact@mediationconsommateur.be. Een beroep op de rechter blijft mogelijk.

Het Belgische recht is van toepassing, zonder afbreuk te doen aan de dwingende bescherming die een consument in zijn woonland geniet wanneer die van toepassing is. De bevoegdheid van de rechtbanken volgt de wettelijke regels; er wordt geen exclusieve bevoegdheid opgelegd ten nadele van de consument.

Een onwettig of onrechtmatig beding wordt buiten toepassing gelaten. De overige bepalingen blijven van toepassing als de overeenkomst kan blijven bestaan. Aanvaarding van deze voorwaarden houdt geen afstand van dwingende rechten, toestemming voor reclame of algemene toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal in.